Que la mensajería instantánea forma parte de nuestro día a día no es ninguna novedad. Mucho se hablado de cómo ha afectado a nuestras vidas, a nuestras relaciones personales, pero ¿Y a nuestras relaciones profesionales? En este post hablamos sobre WhatsApp y su (dudoso) uso en el project management.
WhatsApp en la gestión de proyectos
Desde que en 2009 el ucraniano Jan Koum fundara WhatsApp Inc. para después ser adquirida por Facebook en 2014, la app del doble check no ha parado de crecer. Las cifras no mienten.
Pero, ¿qué porcentaje de ese billón de usuarios utiliza WhatsApp con fines profesionales? ¿Cuántos de esos 55 billones de mensajes tratan sobre un briefing, un nuevo proyecto, el reporte de una reunión? Mi respuesta no es muy específica pero sí muy clara: demasiados.
Por qué WhatsApp no es una buena idea
Existen mejores y peores software de project management para cada caso. Especializados, personalizables, gratuitos, de pago, más o menos visuales, más o menos intuitivos… En Pulso, por ejemplo, trabajamos con Asana. Hay cientos de posibilidades pero, más allá de sus especificaciones, lo que acaba imponiéndose es el uso que hacemos de ellos. Y cabe señalar cómo en muchas ocasiones los complementamos – o pervertimos- con otros canales de comunicación, como WhatsApp. El que esté libre de mensajes que termine la primera tarea.
Cuando rompemos el flujo de información acordado en la ejecución de un proyecto el caos llama a nuestra puerta. Esto, en equipos o encargos pequeños, puede no llegar a percibirse demasiado. Pero a medida que las estructuras se complejizan, los inocentes mensajitos cuyo contenido – y ésta es la clave- casi nunca se traslada al gestor de proyectos, pueden ser una pesadilla. ¿Y por qué, especialmente, los de WhatsApp?
Sin entrar en detalles sobre las funcionalidades técnicas de otros servicios de mensajería que, a mi juicio, superan los de esta app (mira las principales diferencias entre WhatsApp y Telegram), creo que es importante el concepto. Escribir en Whatsapp suele ser un acto poco reflexivo, apresurado y con voluntad efímera (no se aplique esto a declaraciones de amor, ¿o sí?). Lo hacemos con una actitud completamente diferente a la que adoptaríamos cuando escribimos un correo electrónico, por ejemplo. Además, su uso multidispositivo más allá de nuestros teléfonos no está nada extendido, convirtiéndose el cauce del proyecto en una realidad multipantalla de dudosa productividad.
No hemos mencionado los incómodos efectos que a veces ocasiona el autocorrector y que ni nos molestamos en supervisar, bajo esa actitud despreocupada que nos caracteriza cuando nos mensajeamos. Hay anécdotas tan graciosas como preocupantes. Una vez, alguien me pidió -por WhatsApp- poner en marcha una campaña de “Brandy”. ¿Teníamos un nuevo cliente de bebidas destiladas? ¿Se refería a “branding”? ¿Fue culpa del autocorrector… o es que realmente no sabía ni como escribirlo? Bromas a parte, resulta muy poco profesional informar sobre nuevos proyectos a través de este canal.
WhatsApp en las agencias de marketing y publicidad
Aunque lo que os contamos se puede aplicar a cualquier tipo de organización, donde más nos duele es en nuestro sector. Como Project Manager de Pulso, me encargo, entre otras tareas, de asegurar el buen funcionamiento de la comunicación entre el cliente y nuestra agencia, así como de forma interna en el equipo, con partners y proveedores.
Por la naturaleza de nuestra profesión, a la hora de aplicar estrategias de marketing desarrollamos campañas y acciones que implican la creación de contenidos y diseños donde casi siempre están involucrados varios miembros del equipo, además de exigir la aprobación previa a la puesta en marcha por parte del cliente. Esto se traduce en una circulación constante de briefs, cambios, propuestas de mejora, confirmaciones… Y si en algún momento de este proceso, o en varios, comenzamos a comunicarnos por WhatsApp, ya sea interna o externamente, la línea que marca el proceso de un trabajo comienza a desviarse.
Es, de hecho, esta mala gestión de la información el principal punto de conflicto entre creativos y ejecutivos de cuentas o gestores. En casa del herrero se dan palos: resulta paradójico que siendo expertos en comunicación no seamos capaces de optimizarla internamente.
Cómo podemos evitarlo
Que no suene a terapia, pero el primer paso es reconocerlo. Tengo que confesar que durante los días en los que tenía en mente escribir este post yo misma caí en la trampa: envié las anotaciones sobre un copy vía WhatsApp. Y es que cuando una herramienta está tan inserta en nuestra rutina diaria, resulta difícil esquivarla. No somos perfectos. Pero sí queremos estar organizados, ser productivos y optimizar la gestión de los proyectos. Por eso, tenemos algunas propuestas:
- Aclarar la metodología de trabajo estableciendo cuáles serán los cauces de información sobre los que pivotará el proyecto, desde el inicio. Sospecho que WhatsApp no es a priori uno de ellos.
- Recoger por escrito, en el correspondiente gestor de proyectos/vía email (según el caso), las conclusiones de la conversación, si es que un cliente, colega o cualquier persona implicada en el proyecto nos envía mensajes por WhatsApp que sean relevantes para éste, reconduciéndolos a su lugar correcto.
- Y más allá: plantearnos hasta qué punto necesitamos tener instalada esta app en nuestro teléfono de trabajo. Reflexionemos.
Lo cierto es que WhatsApp está haciendo mejoras e incorporando nuevas funcionalidades. Una novedad, sobre la que en el futuro escribiremos, es el uso comercial de la app, conectando personas y negocios. No tenemos claro hacia dónde irán sus futuros usos, pero que no nos engañen: Whatsapp no es un gestor de proyectos y no es una buena práctica que contamine nuestro flujo de trabajo.
Y es que si no usamos la herramienta adecuada, puede que nos acabe faltando un tornillo.
